Como aproveitar ao máximo os eventos online?

eventos online

7 de novembro de 2020

O mundo está se movendo em um ritmo acelerado e as empresas precisam encontrar uma maneira de se adaptar e fazer com que essas mudanças funcionem para elas. À medida que mais oportunidades de trabalho e eventos estão ocorrendo no mundo virtual, pode ser um desafio encontrar a abordagem certa. Quer você esteja olhando do ângulo do organizador ou do participante, você precisa aprender como aproveitar ao máximo os eventos online. E com a ajuda do GR3 WEB e nossa perspectiva, você pode estar um passo mais perto de chegar lá. Hoje, olhamos para a digitalização de eventos hoje e como tirar o máximo proveito deles .

Os diferentes tipos de eventos virtuais hoje

Com tantos tipos diferentes de eventos hoje, pode ser difícil tirar o máximo proveito de cada um.

Um evento virtual é um substituto online para uma reunião organizada que, de outra forma, aconteceria em um local físico . E com a infeliz ocorrência de COVID-19, o mundo foi empurrado para um estado de participação e hospedagem de eventos online, em vez de pessoalmente. De simples encontros de perguntas e respostas a conferências em grande escala, a demanda por eventos virtuais continua a crescer a cada dia que passa. Aqui está um guia rápido dos eventos online dos quais você pode participar ou hospedar:

Instruções, tutoriais e aulas

Essas formas de eventos online são uma ótima maneira de promover novos produtos e serviços que uma empresa apresenta. Pode ser uma estratégia potencialmente ótima para empresas B2C, que buscam trazer seus produtos mais perto do público . E tudo se resume a vídeos curtos de perguntas e respostas que podem ajudar uma empresa a aumentar o reconhecimento da sua marca e envolver o público-alvo com conteúdo relevante.

Treinamentos e cursos

Aqui, temos uma abordagem de evento online mais adequada para estratégias de marketing B2B. Esses eventos levariam mais tempo e seriam compostos de várias sessões, para ajudar a educar outras empresas sobre como dominar certas ferramentas, soluções como publicidade paga ou estratégias de SEO , programas, etc. Além disso, esse tipo de evento pode ser uma ótima campanha quando se trata de autoajuda e autoaperfeiçoamento.

Passeios nos bastidores

Dada a restrição da impossibilidade de viajar para determinados locais (mesmo antes da pandemia), locais como museus, galerias, teatros, aeroportos, parques nacionais, etc. criaram passeios virtuais de suas instalações . Este tipo específico de evento é ótimo para fins educacionais. Claro, as empresas também podem usar essa abordagem para fins de recrutamento – dando aos outros uma visão sobre suas instalações:

  • Escritórios
  • Labs
  • Fábricas
  • Workshops
  • etc.

Torne sua empresa mais envolvente, aproximando-a virtualmente de seus clientes-alvo.

Entrevistas e performances

Tudo, desde palestras TED a stand-ups e entrevistas individuais, se enquadra nessas categorias específicas. A decisão de contratar ou não uma agência de marketing digital ou um freelance web developer pode se resumir a ouvir uma palestra ao vivo de um indivíduo. Se você está procurando atrair usuários de mídia social ou aumentar os efeitos de suas campanhas de email marketing, essa é uma ótima maneira de conseguir isso.

Conferências e shows

Eventos de grande escala têm um benefício particular de streaming online. De concertos e cúpulas a conferências profissionais do setor, participar de tais eventos é algo que as pessoas desejam em todo o mundo. Com o uso de eventos virtuais, você consegue que todas essas pessoas compareçam a um evento, estabelecendo sua empresa como uma autoridade relevante em seu setor.

Como aproveitar ao máximo os eventos online como ORGANIZADOR?

O planejamento de um evento pode exigir muito tempo e energia.

Não adianta investir tempo e recursos em um evento online que não trará ganhos para sua empresa. É por isso que você precisa se manter focado em cada detalhe e encontrar a melhor maneira de fazer seus negócios crescerem. Afinal, com os encontros e eventos online que se tornaram tendência em 2020, é certo que continuarão a ter um papel fundamental em todas as formas de negócio . E assim, aproveitamos esta oportunidade para apresentar algumas das maneiras mais eficazes de planejar um evento de sucesso online. Essa é apenas uma das melhores maneiras de se beneficiar do marketing digital na era pós-coronavírus . Portanto, aqui estão nossas dicas sobre como evitar erros logísticos ao organizar eventos online e aproveitá-los ao máximo:

1. Pense um pouco no planejamento do seu evento

Não importa o tipo ou tamanho do evento que você está planejando, você precisa ter certeza de pensar bem . Você precisa de um plano de jogo que consista em um objetivo, conceito, estrutura e ideias inovadoras. E quanto mais cedo você começar com as etapas de planejamento, maiores serão as chances de sucesso do seu evento virtual. Portanto, certifique-se de levar as seguintes questões em consideração antes de começar:

  • Que tipo de experiência você espera proporcionar?
  • O evento será ao vivo, sob demanda ou ambos?
  • Onde eu quero que o conteúdo seja visto?
  • O acesso será fechado ou gratuito?
  • Qual é a melhor hora para o evento?
  • Você vai exigir o registro do evento?
  • Como você promoverá o evento?
  • Você planeja trabalhar com um anunciante ou outro parceiro?
  • As pessoas ainda terão acesso ao evento quando ele acabar?
  • Quais KPIs e dados você planeja rastrear?

2. Escolha a hora certa

Se você realmente deseja aproveitar ao máximo os eventos online, lembre-se de que o tempo é tudo. Por isso, pense cuidadosamente na data e hora do seu evento online. Faça sua pesquisa e entenda seu público para garantir que não haja eventos concorrentes ocorrendo . Além disso, se você está planejando um evento virtual global, precisa considerar os fusos horários e as barreiras de idioma para as diferentes nacionalidades. E depois, há também a opção de gravar o evento em questão para que aqueles que não puderam comparecer tenham a chance de assisti-lo posteriormente.

3. Reserve um tempo para promover o evento

O tempo desempenha um papel fundamental para aproveitar ao máximo seu evento virtual.

Se você acha que hospedar um evento pode ser estressante, considere a noção de ter que promovê-lo. É uma parte essencial para obter o máximo de benefícios de tal empreendimento – a abordagem certa em marketing é para seu público-alvo . E para isso, você precisa reunir um bom incentivo – um que seja rico em argumentos de venda importantes que os participantes estarão procurando. Quer seja um palestrante notável, uma oportunidade de interagir com outras pessoas, ganhar novas habilidades e conhecimentos, receber uma demonstração de novos softwares e ferramentas, etc. – você precisa encontrar uma maneira de anunciar isso.

  • Uma das maneiras de fazer isso é através da implementação da campanha certa de marketing por e-mail . Lembre-se de que sua mensagem precisa ser transparente e direta, sem falar que é atraente e envolvente o suficiente para que todos possam entender e achar atraente.
  • Quando terminar de enviar e-mails, mude seu foco para usar estratégias de mídia social para promover seu evento online . Considere o uso de histórias do Instagram, eventos do Facebook, anúncios de InMail do LinkedIn, etc.
  • Além disso, certifique-se de que outras pessoas promovam o evento para você . Se você tem palestrantes importantes, transforme-os em embaixadores de seu evento e marca. Aproveite ao máximo os eventos online com uma página de destino otimizada e personalizada – uma página que os clientes poderão acessar em todos os seus canais promocionais.

Para qualquer dúvida adicional que você possa ter sobre como promover seu evento virtual, agende uma consulta em mídias sociais com nossa equipe .

4. Prepare-se para problemas técnicos

Se os eventos físicos têm problemas, os eventos virtuais têm falhas. Antes de começar, teste sua conexão com a Internet – e faça com que seus alto-falantes façam o mesmo. Prepare backups de recursos visuais e apresentações para o caso de um arquivo falhar ou falhar. Se possível, faça um ensaio. Quanto mais cedo você identificar os problemas, mais cedo poderá identificar as soluções.

Lembre-se de que nem todos os seus convidados entendem de tecnologia. Antecipe os problemas que as pessoas podem ter preparando guias ou perguntas frequentes fáceis de seguir. Se você tiver recursos para fornecer suporte, melhor ainda. Certifique-se de que seja fácil encontrar onde e como pedir ajuda.

5. Faça com que seja inclusivo

Assim como os eventos presenciais, os eventos virtuais devem ser tão inclusivos e acessíveis quanto possível. Certifique-se de que uma linguagem clara, fontes grandes e alto contraste de cores sejam usados ​​em todos os pontos de contato – incluindo apresentações. Forneça legendas e imagens sempre que possível para áudio e descrições onde possível para imagens. Sites como o Vfairs também incluem narrações de página e permitem que o tamanho dos caracteres do texto seja ajustado.

E provavelmente nem é preciso dizer isso, mas se o seu evento incluir um painel de especialistas, evite escolher homens brancos exclusivamente cis. A menos que você queira que seu evento seja uma tendência pelos motivos errados, certifique-se de que seu evento virtual apresente uma gama diversificada de vozes.

6. Incentive o engajamento

É simples: se você criar oportunidades de engajamento, seu público ficará mais engajado. Por quê? É divertido ver os resultados do seu noivado. Imagine pedir aos espectadores que enviem perguntas em comentários ou por meio de uma ferramenta de bate-papo. É provável que as pessoas que fazem perguntas fiquem por perto para ver se elas são respondidas.

  • Se você fizer isso, certifique-se de ter um moderador designado para a tarefa de responder às perguntas .

Praticamente todas as plataformas online possuem recursos interativos. Peça às pessoas que participem de enquetes ou questionários. Incentive o tweet ao vivo. Aceite pedidos e sugestões. Ou simplesmente grite os nomes enquanto as pessoas sintonizam. E, no final do evento, peça feedback.

Como aproveitar ao máximo os eventos online como PARTICIPANTE?

Este ano trouxe muitos desafios e dificuldades em termos de trabalho e socialização com os outros. E entre esses desafios veio o aumento drástico de reuniões e eventos online. Para a maioria das pessoas que estavam acostumadas a fazer networking e aprender participando de eventos pessoalmente, comparecer a esses eventos online pode parecer improdutivo no início. Afinal, como alguém pode esperar fazer a mesma conexão com outras pessoas por meio de canais virtuais ? Nada pode substituir o valor dessa comunicação pessoal. Não exatamente.

Observe e aprenda – às vezes é simples assim.

Depois de perceber como aproveitar ao máximo os eventos online como a pessoa que os participa, você pode obter deles o mesmo valor que ganharia com uma participação presencial. Com a noção popular de webinars e cursos online na última década, as pessoas se acostumaram com a opção de poder participar de sessões e apresentações de qualquer lugar do mundo .

Dependendo da plataforma que o organizador do evento usa, você pode participar de várias sessões que são informativas e envolventes – todas no conforto da sua casa. Tudo o que você precisa saber é como tornar o tempo gasto nesses eventos tão produtivo quanto pessoalmente (se não mais produtivo). E aqui estão cinco dicas simples para ajudar a orientá-lo para esse resultado:

1. Bloqueie seu tempo

Reserve bastante tempo antes do evento para fazer sua pesquisa e se preparar adequadamente. E certifique-se de deixar um tempo após o evento, para resumir tudo e se conectar com os outros participantes. Se o evento online em questão está programado para durar um dia inteiro ou mais, é importante fazer planos com seus colegas de trabalho. Se você planeja se ausentar durante a conferência ou ter alguém para substituí-lo ou gravar o evento, certifique-se de planejar tudo. Uma boa organização é vital para coordenar sua produtividade ao participar de eventos online que podem contribuir para o crescimento de longo prazo de suas habilidades e negócios.

2. Explore a oportunidade

Antes de participar de um evento virtual ou conferência online, saiba tudo o que eles têm a oferecer. Muitas dessas conferências oferecerão uma variedade de oportunidades de conteúdo, como apresentações principais, workshops, painéis de conversas ou fóruns abertos de perguntas e respostas para os participantes. Diferencie os programas que você gostaria de assistir ao vivo para interagir com o apresentador e os participantes e aqueles que você pode assistir sob demanda posteriormente. Você pode obter créditos de educação profissional continuada (CPE) de qualquer uma dessas sessões? Os slides ou outros materiais estão disponíveis antes ou depois da apresentação? Descubra o máximo que puder para se preparar com antecedência.

3. Envolva-se com o conteúdo

Pode ser difícil prestar atenção em alguém falando indiretamente com você por meio de uma tela, enquanto você está sentado em sua mesa e as mensagens estão chegando à sua caixa de entrada. Para ajudá-lo a se conectar com o conteúdo e praticar boas etiquetas de chamadas em conferência, desligue as notificações por e-mail e coloque o telefone no modo silencioso para evitar distrações. Faça anotações e participe da discussão fazendo perguntas durante as perguntas e respostas ou compartilhando desafios ou experiências no bate-papo em grupo maior. Você também pode perguntar a um ou dois colegas se eles gostariam de se juntar a você para um relato de 15 minutos após a apresentação para discutir os principais pontos e sugestões.

Se o evento possui um salão de exposição ou feira virtual, dedique algum tempo para navegar por ele. As empresas expositoras nos estandes virtuais oferecem uma variedade de conteúdos, incluindo vídeos, pesquisas, documentos, links de sites e, às vezes, até prêmios e jogos. Dependendo da plataforma, você também pode bater um papo com um representante ao vivo, o que é uma grande oportunidade de networking (e segue para nossa próxima dica).

4 – Rede com os participantes

Você pode não acreditar, mas pode ser tão fácil interagir em eventos online quanto em eventos presenciais. Você não pode fazer comentários para a pessoa sentada ao seu lado em uma apresentação, mas pode enviar uma mensagem diretamente para alguém que fez uma pergunta particularmente interessante durante um webinar ou fórum de perguntas e respostas ou marcar reuniões com eles em uma sala de apoio virtual.

Se a plataforma de conferência ou webinar não fornecer esses recursos de rede integrados, anote o nome de um contato em potencial e faça o acompanhamento no LinkedIn. Agora você tem algo em comum com as pessoas que participam do evento online, então deve ser fácil fazer uma conexão.

5 Determine seus argumentos

Depois de participar de um evento online ou virtual, pense em como ele pode beneficiar sua carreira ou negócios. Que conselho de liderança do palestrante você pode incorporar ao seu estilo de gestão? Como você pode aplicar novas estratégias da indústria aos seus desafios de negócios atuais? Se você acha que sua equipe ou colegas também se beneficiariam com algo que você aprendeu, pergunte se eles gostariam de receber um e-mail com notas detalhadas.

O tempo destinado ao desenvolvimento profissional é sempre um tempo bem aproveitado, seja presencial ou virtual. Agora você saberá como abordar conferências online e aproveitar ao máximo as oportunidades educacionais e de networking que existem.

Comece a pensar à frente de seus concorrentes

Esta nova era que a humanidade enfrenta diariamente é um desafio de compreender e viver. COVID-19 exemplificou como um evento global pode mudar todo o curso do mundo que conhecemos. E como eventos locais e globais estão sendo adiados ou cancelados, cabe às pessoas encontrar novas maneiras de se adaptar e superar tais obstáculos. Os eventos online provaram ser esse substituto alternativo até agora . No entanto, ainda há muito o que aprender aqui. E entre essas muitas coisas está o que discutimos aqui hoje – como aproveitar ao máximo os eventos online.

Embora mais inclusivos, diversos e acessíveis – os eventos virtuais são muito mais difíceis de coordenar e manter . Como empresa, você precisa descobrir maneiras de manter o público envolvido. Como participante, você precisa redirecionar seus esforços para obter o máximo de cada evento. No final, tudo se resume à simplicidade. Comece a fazer as escolhas certas quando se trata de eventos online, consultando profissionais de marketing que vivem na tendência .

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