5W2H: Plano de ação 5w2h, o que é?

5w2h como funciona

11 de abril de 2021

5W2H é um nome confuso e complicado, mas é interessante saber o conceito de 5W2H. A análise 5W2H é baseada em 5 W’s quem, o quê, quando, onde, por que e 2H’s para como e quanto.

Em termos simples, o método 5W2H é uma ferramenta de gerenciamento poderosa e eficiente que ajuda os gerentes a revelar a causa subjacente de um problema específico. Esta abordagem de resolução de problemas é simples, fácil de usar e nada mais do que um plano de ação estruturado, qualificado e prático com algumas etapas distintas.

Neste ambiente de negócios global dinâmico, a comunicação rápida e ágil é importante, pois as organizações estão enfrentando enormes perdas em caso de erros na transmissão de informações. Justamente, esse método é criado para garantir a segurança de tais perdas. Todas as perguntas nesta análise 5W2H ajudam a esclarecer a situação completamente. Para uma iniciativa de melhoria, é importante dar um passo atrás e refletir sobre sua situação atual. Esta ferramenta de gestão direta e estratégica está ajudando a gestão a melhorar o processo e pensar nas oportunidades de melhoria por completo.

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Análise 5W2H para solução de problemas

A resolução de problemas é o processo de resolver o problema difícil por meio de técnicas formais e documentadas. A resolução de problemas é uma análise completa e permite que outras pessoas revejam o processo de pensamento. Em comparação com outras metodologias de gestão para resolução de problemas, esta ferramenta é simples, completa e dinâmica, além de eficiente em termos de tempo. Permite ajustes e modificações oportunos após a execução do plano de ação. Essa abordagem é útil tanto para os negócios quanto para os problemas no nível individual.

A análise 5W2H é semelhante a um ditado “dividir para conquistar”. Ele subdivide todo o problema em diferentes estágios para fornecer uma compreensão mais ampla e abrangente. Esta abordagem facilita a sistematização e implementação de ideias.

Você sabe como resolver o problema com a aplicação do método 5W2H de solução de problemas em sua organização? Aqui está uma explicação do método 5w2H que pode ajudá-lo a resolver um problema específico de forma eficaz e eficiente.

5w2h definição
  • Who – Quem? – Identifique as causas associadas ao problema. Podem ser pessoas ou processos. Caracterizar os clientes que apresentam reclamações e identificar os operadores que estão a criar dificuldades.
  • WhatO que? – Descrição adequada do problema. Analise o padrão da gravidade do problema. Torne as definições operacionais claras e analise se a medição no sistema é precisa e repetível.
  • WhenQuando? – É uma consideração importante saber isso quando o problema está prevalecendo. Analisar a frequência do problema e o momento da ocorrência pode ajudá-lo a tomar melhores precauções.
  • WhereOnde? – Conheça a localização do defeito. Pode ajudá-lo a verificar a distribuição geográfica das reclamações dos clientes.
  • WhyPor quê? – Qualquer explicação conhecida relacionada às possíveis causas por trás de determinado problema vem neste estágio.
  • HowComo? – Para responder a esta pergunta, é importante analisar o tipo de situação e o modo de uma questão. Examine os procedimentos que você está usando para resolver o problema.
  • How muchQuantos? – Definir a extensão do problema? Analise se o problema está sob controle estatístico.

Plano de ação 5w2h: Transformando ideias em ação com o método 5w2h

Sem ação, as idéias não servem a nenhum propósito útil. Esteja você fazendo um brainstorming de um novo curso de ação sozinho ou com uma equipe, o método 5w2h é uma ótima ferramenta para fazer as coisas andarem.

Configure uma tabela com sete colunas ou então crie uma lista com subtítulos. Responda a essas perguntas e você estará no caminho certo para um plano de ação que funcione!

Como usar o método 5W2H corretamente

Para uma implicação correta e precisa da abordagem 5W2H, o gerente deve planejar a resposta a todas as perguntas estrategicamente. Funcionários e outros colaboradores envolvidos em um determinado assunto podem ajudar os gestores a coletar as informações corretas.

Existem três considerações importantes que você deve ter em mente:

  • Deve haver uma forte relação entre o espectro de ação e a causa do problema. Procure sempre criar soluções duradouras ao invés de paliativas.
  • As soluções sob esse método devem ser objetivas. Deve evitar todos os efeitos colaterais.
  • Aceitar a primeira boa ideia não é uma opção viável. Sempre vá para situações diferentes, aumente as oportunidades e o escopo de ações para o problema.

Como você provavelmente pode deduzir de nossa explicação, o 5W2H é utilizado quando uma empresa deseja executar determinadas tarefas com mais eficiência e agilidade, aumentando assim a produtividade como um todo. Para deixar tudo isso mais claro, aqui estão alguns exemplos de atividades com as quais a ferramenta 5W2H pode ser usada:

  • Para aumentar a receita de uma empresa
  • Aumentar a base de clientes da empresa
  • No planejamento de mídia social
  • Para reduzir o custo das operações da empresa
  • Para definir uma estratégia de vendas
  • Para planejar a manutenção de equipamentos em uma indústria

para usar o 5W2H, você deve abrir uma planilha em branco (no Excel ou no seu programa preferido) e ter em mente a meta que deseja alcançar, os motivos por trás desse objetivo específico e como executar corretamente as etapas envolvidos em alcançá-lo. Mas, como construir essa planilha? O exemplo a seguir deve facilitar a compreensão de como usar essa ferramenta.

Exemplo de seu uso em uma planilha

Na imagem acima, encontramos o plano de ação escolhido, “Encontre mais parcerias”, e os 5W2Hs correspondentes. Nós temos:

Planilha 5W2H
  • O QUE: Perspectivas de parceria
  • POR QUE: Necessidade de parceiros comerciais
  • QUEM: Departamento de Marketing
  • QUANDO: data de início e término
  • ONDE: Online
  • COMO: Ações a serem tomadas para este fim
  • QUANTO: R$ 500 (após todas as ações terem sido realizadas)

Os erros mais comuns cometidos durante a definição de 5W2H

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Existem alguns erros típicos que podemos encontrar durante 5W2H. Os mais comuns estão listados abaixo:

  • As ações são baseadas em sintomas, não em um problema real.
  • Basear-se em conclusões prematuras sobre a causa raiz (evitando “tirar conclusões precipitadas em vez de focar no problema”).
  • Descrever o problema copiando a definição do problema criada pelo cliente, que geralmente é apenas um sintoma. Este exemplo também foi mencionado no início do artigo.

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